Glosario de RideSuite
Reservas
Utilizamos el término 'reserva' para referirnos a una reserva de servicios discrecionales de transporte terrestre, cada uno de los cuales denominamos 'viaje'. Una reserva típica sería:
- un viaje en taxi del aeropuerto al hotel y viceversa al final de unas vacaciones,
- un minibús para recoger a un grupo en un crucero, o
- dos plazas en un servicio de lanzadera entre un aeropuerto y un hotel muy frecuentado.
Una reserva puede ser de ida (1 trayecto) o de vuelta (2 trayectos), e incluye información sobre el cliente que paga, el tipo de vehículo, los pasajeros, su equipaje y extras opcionales como sillas de bebé.
La versión actual de RideSuite no es compatible con las reservas por horas, los viajes compartidos ni el uso compartido de vehículos. En su lugar, nos hemos centrado en ayudar a gestionar reservas anticipadas para fechas y horas previamente acordadas, entre lugares de recogida y entrega especificados y a precios previamente acordados.
Los términos 'reserva' y 'viaje' se utilizan en toda nuestra documentación, pero a veces es necesario emplear términos más específicos. Por ejemplo, utilizamos los términos 'orden de venta', 'orden de compra' y 'orden de trabajo' para describir los diferentes documentos comerciales que se utilizan para gestionar los viajes en la plataforma. Cada uno de ellos tiene una finalidad y un significado específicos que se definen en este glosario.
Contratos
Un 'contrato' en RideSuite define los términos y condiciones que se aplican a las transacciones entre dos organizaciones. Cada contrato hace referencia a una o más hojas de tarifas que contienen los precios que se aplican a los viajes realizados bajo ese contrato.
Antes de que dos organizaciones puedan acordar un contrato, deben estar conectadas a través de RideConnect.
Ordenes Externas
Una 'orden externa' es una instrucción de reserva recibida desde fuera de RideSuite. Esa instrucción puede ser una nueva órden, una orden de cambio o una orden de cancelación, y puede ser recibida por correo electrónico, API, excel o introducida manualmente por un usuario.
RideSuite crea un registro de orden externo para capturar cada instrucción de reserva. El registro de orden externo puede contener datos no estructurados, como un correo electrónico que el sistema no puede interpretar, o datos altamente estructurados, como XML, que se pueden importar automáticamente. Los usuarios reciben los pedidos externos en RideInbox y utilizan la información proporcionada para crear o actualizar sus registros de órdenes de venta y órdenes de trabajo.
Los órdenes externos son similares a los órdenes de compra, salvo que los órdenes de compra se envían internamente dentro de la plataforma RideSuite.
Buzón
El 'Buzón' es un componente de nuestra aplicación RideInbox. Se trata de un sencillo sistema de correo electrónico para recibir consultas, nuevos pedidos, cambios, cancelaciones, quejas y otros mensajes relacionados con las reservas. Los correos electrónicos no se pueden enviar desde Inbox, por lo que los usuarios deben enviar las respuestas desde su correo electrónico normal o utilizar un sistema de tickets para requisitos más complejos.
Facturas
Una factura es un documento con un listado de los servicios prestados, que envía un vendedor a un comprador para solicitar el pago. RideSuite te permite generar facturas detalladas de los viajes que realices. También puedes exportar los datos de los trayectos en formato csv e importarlos a un sistema de facturación o contabilidad externo.
Las facturas son documentos reconocidos legalmente que siguen convenciones estándar que varían según el país y el sector. Consulta con un contable cualificado antes de utilizar RideSuite para generar facturas para tu empresa.
Asuntos
Un 'asunto' en RideSuite es un registro de un incidente o problema que ha afectado a un recorrido específico. Hemos definido varios tipos generales de incidencias, como 'avería' y 'reclamación'. Puedes establecer una prioridad para un asunto y crear recordatorios con notificaciones.
Lugar
Un 'lugar' en RideSuite es un punto preciso de recogida, un punto de entrega o un punto de paso vinculado a una dirección, un punto de interés (por ejemplo, un hotel) o una terminal de entrada (por ejemplo, la T1 del Aeropuerto de Barcelona). Los lugares se utilizan con fines operativos y no comerciales. Esto te permite, por ejemplo, fijar un precio estándar para una ciudad, pero registrar la dirección exacta de entrega en la orden de trabajo.
Organización
Utilizamos el término '«organización' para referirnos a una empresa, u otra entidad, que tiene una cuenta en RideSuite. Existen dos tipos de cuenta en RideSuite:
- Organizadores de servicios de transporte, para empresas como agencias de viajes, sitios web de búsqueda, aerolíneas, agencias de viajes de negocios u otras empresas orientadas al cliente. Este tipo de cuenta también es para intermediarios y agregadores que no gestionan su propia flota de vehículos ni envían servicios a conductores específicos.
- Proveedores de servicios de transporte, para empresas como empresas de taxis, servicios de coche con conductor o empresas de autocares que emplean o contratan conductores.
A diferencia de plataformas como Uber o Lyft, RideSuite no es utilizada directamente por pasajeros.
Sitio
Un 'Sitio' en RideSuite puede ser un punto o un área definida, y se utiliza para el cálculo de precios. Hemos definido numerosos tipos de sitios y los hemos organizado en los siguientes grupos para mayor comodidad:
- Puertas de enlace: comprenden aeropuertos, puertos, estaciones de tren y otros tipos de lugares en los que los usuarios cambian de medio de transporte. Para los viajes hacia o desde una puerta de enlace, le permitimos capturar información adicional sobre la llegada del pasajero o los preparativos de su viaje posterior.
- Municipios: desde grandes ciudades a pequeños pueblos. Utilizamos los datos de los límites de los municipios y la información de los distritos para definir las zonas que puede utilizar para fijar los precios. No utilizamos ni permitimos polígonos personalizados, ya que ello dificulta la colaboración con socios locales de servicios de transporte.
- PDI (puntos de interés) - como hoteles, campings o complejos turísticos para los que podrá desear un precio específico.
Listado de Precios
Un 'listado de precios' en RideSuite se presenta como una cuadrícula. La vista de cuadrícula muestra tus precios de venta para una gama de tipos de vehículos (columnas) a diferentes destinos (filas). El listado de precios está vinculado a una o más de tus hojas de tarifas. Esta estructura vinculada permite calcular precios estableciendo un recargo aplicado a las tarifas base dentro de una hoja de tarifas subyacente. Nuestro enfoque versátil admite numerosos casos de uso que se describen en el artículo principal.
Orden de Compra
Las órdenes de compra no son exclusivas de RideSuite. Una orden de compra es una oferta oficial emitida por un comprador a un vendedor indicando tipos, cantidades y precios propuestos para los servicios que requiere. Una vez aceptada, la orden de compra se convierte en un acuerdo legalmente vinculante. Al aceptar una orden de compra, el vendedor se compromete a realizar los servicios y el comprador se compromete a pagarlos si se cumplen los términos del acuerdo. Dentro de RideSuite, las órdenes de compra se crean y envían dentro de RideManager, o cuando se subcontrata un viaje dentro de RideSchedule.
Precios
Tus 'precios' son los precios de coste para los tipos de vehículos que ofreces y las rutas que has seleccionado. Los precios pueden fijarse manualmente o calcularse por tipo de vehículo mediante una fórmula. Un conjunto de precios se registra en una hoja de tarifas, junto con los extras disponibles para cada tipo de vehículo.
Hoja de Tarifas
Tus precios se agrupan en 'hojas de tarifas'. Cada hoja de tarifa ofrece una vista en cuadrícula que muestra tus tipos de vehículos (columnas) y los destinos a los que presta servicios (filas) desde una puerta de enlace específica. Los precios se pueden introducir manualmente para cada combinación ruta-vehículo, o se pueden calcular de acuerdo con una fórmula preestablecida para cada tipo de vehículo. También puede establecer la capacidad y el precio de extras como sillas de bebé o esquís por tipo de vehículo.
Viaje / Servicio de Transporte
El término 'viaje' se entiende como un trayecto de pago en un vehículo de pasajeros. Una reserva puede ser para uno o varios viajes. Cada trayecto consta de dos o más paradas, que pueden ser de recogida, de entrego o un punto de paso (como una parada para recoger las llaves de un apartamento de alquiler). En nuestra plataforma, esta información, junto con la información del pasajero y los requisitos adicionales, se recoge en un registro de orden de trabajo.
En RideSuite también utilizamos el término 'servicio de transporte' para describir un trayecto. Al principio puede parecer una duplicación, pero para ser precisos, el cliente recibe un 'viaje', mientras que el conductor realiza un 'servicio de transporte'. La distinción queda clara cuando consideramos que los viajes reservados por varios clientes se realizan en el transcurso de un único servicio de transporte.
Orden de Venta
Una 'orden de venta' es utilizada por un vendedor para registrar los tipos, cantidades y precios acordados para los servicios que prestará. En RideSuite se utilizan para registrar las ventas en RideInbox y se convierten en facturas en RideHQ una vez que se han completado los viajes.
Tareas
Los usuarios pueden crear 'tareas' y asignárselas a sí mismos o a otros usuarios de la plataforma. Una tarea puede tener una prioridad, una fecha de vencimiento y se puede establecer un recordatorio.
Organizadores de Servicios de Transporte
Un organizador de servicios de transporte, es una empresa que promociona servicios de transporte terrestre directamente a los consumidores (B2C), a través de socios (B2B2C), o actúa como intermediario en la cadena de suministro. Ejemplos de organizadores de transporte son las páginas web de traslados a aeropuertos, las agencias de viajes online que ofrecen servicios de transporte terrestre, las aerolíneas, las empresas de gestión de viajes, etc.
Proveedores de Servicios de Transporte
Un proveedor de servicios de transporte, es una empresa que opera su propia flota de vehículos y gestiona a los conductores o, como mínimo, es responsable de la asignación de cada trayecto a un conductor concreto. Algunos ejemplos son las cooperativas de taxis, los servicios privados de alquiler y de coche con conductor o las empresas de minibuses y autocares.
Vehículos
Los proveedores de transporte introducen los datos de sus 'vehículos' reales (marca, modelo, matrícula, etc.) para crear un registro completo de su flota. Los vehículos de tu flota deben clasificarse por 'tipo de vehículo' -nuestro sistema de clasificación estándar-, ya que esto ayuda a establecer tarifas y a enviar o recibir trabajos de otras organizaciones en la plataforma.
Orden de Trabajo
Una 'orden de trabajo' recoge la información necesaria para realizar un viaje. Las órdenes de trabajo en RideSuite están vinculadas a órdenes de venta (de cara al cliente) y órdenes de compra (de cara al proveedor). La responsabilidad de ejecutar una orden de trabajo pasa de una empresa a otra mediante el envío y la aceptación de una orden de compra.
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