¿Qué es una Orden de Compra (PO)?
Una Orden de Compra (PO, por sus siglas en inglés) es un documento oficial emitido por un comprador a un vendedor, donde se detallan los tipos, cantidades y precios acordados para los servicios a prestar. La PO actúa como un acuerdo legalmente vinculante en el que:
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El comprador se compromete a pagar por los servicios, siempre que se cumplan los términos acordados.
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El vendedor acepta proporcionar los servicios según lo establecido.
En RideSuite, las Órdenes de Compra se generan de dos maneras:
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Dentro de RideManager, cuando un comprador realiza un pedido.
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A través de RideSchedule, cuando un viaje es subcontratado.
Una PO en RideSuite está estrechamente vinculada a una Orden de Trabajo:
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La Orden de Compra maneja los detalles financieros.
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La Orden de Trabajo captura los detalles operativos (ej. detalles del viaje, fecha).
Cuando un viaje se completa, la PO correspondiente se marca como "Cerrada".
Facturación y Conciliación
Para las empresas del lado de la demanda, las POs completadas se agrupan en una factura para un período específico. La factura del proveedor luego se compara con los registros del comprador, asegurando un proceso de conciliación sin inconvenientes.
Gestión de Órdenes de Compra en RideManager
Cada registro de reserva en RideManager contiene una sección dedicada a las Órdenes de Compra, donde se puede revisar el estado e historial de cada PO.
Resumen del Ciclo de Vida de una Orden de Compra
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Creación: El comprador genera la PO.
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Asignación: La PO se envía a un vendedor (flota u otra agencia).
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Aceptación o Rechazo: El vendedor acepta, rechaza o cancela la PO.
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Finalización: Una vez que el viaje se completa, la PO se marca como "Cerrada".
RideManager garantiza que todas las acciones realizadas sobre una Orden de Compra sean registradas y proporciona herramientas eficientes para gestionar reasignaciones, cancelaciones y conciliaciones.